Les entreprises qui tiennent une comptabilité informatisée et qui font l’objet d’une vérification doivent remettre à l’administration fiscale une copie des fichiers des écritures comptables (FEC), sous forme dématérialisée, dès le début des opérations de contrôle.
À noter : une comptabilité est dite informatisée dès lors qu’elle est tenue, même partiellement, à l’aide d’un logiciel. Et peu importe qu’il s’agisse d’un système dédié (logiciel comptable) ou d’un logiciel de bureautique classique (tableur, notamment). Dès lors, le FEC est obligatoire !
Qu’est-ce qu’un FEC ?
Le FEC est un fichier normé. Pour être accepté par le vérificateur, le FEC doit, en effet, répondre à un format particulier (nommage du fichier, séparation des enregistrements et des zones, présence des libellés, format des valeurs et des dates…).
Outre la forme, des contraintes de contenu pèsent également sur le FEC. Ce dernier doit ainsi comprendre « l’ensemble des données comptables et des écritures retracées dans tous les journaux comptables au titre d’un exercice ». Les écritures doivent y être classées par ordre chronologique. Selon le régime d’imposition de l’entreprise, pour chacune d’entre elles, de 18 à 22 champs d’informations doivent être renseignés. Et attention, si le FEC généré comporte des spécificités (utilisation de codifications internes à l’entreprise, décalage dans l’enregistrement de reports à nouveau…), l’entreprise doit en présenter un descriptif détaillé à l’administration.
Précision : procéder à des essais de création d’un FEC avant tout contrôle est fortement conseillé. Le logiciel « Test Compta Demat », librement téléchargeable sur le site internet www.economie.gouv.fr, permet notamment de vérifier la validité de la structure d’un FEC.
Les modalités du contrôle
Le plus souvent, la réalisation de la vérification de comptabilité nécessite la mise en œuvre de traitements informatiques. L’entreprise doit alors choisir entre un traitement :
- par le vérificateur sur le matériel de l’entreprise ;
- par l’entreprise elle-même sur son propre matériel ;
- ou par le vérificateur, hors des locaux de l’entreprise, au moyen de copies fournies sur support informatique par l’entreprise.
Précision : lorsque l’entreprise choisit d’effectuer elle-même les traitements informatiques, elle doit remettre, à la demande de l’administration, les copies des documents, données et traitements soumis à contrôle, dans les 15 jours de cette demande. De même, si l’entreprise opte pour la réalisation des traitements hors de ses locaux, elle doit mettre à disposition de l’administration ces copies dans les 15 jours suivant la formalisation de son choix. La remise des copies permet à l’administration de procéder aux traitements informatiques nécessaires à la vérification. Elle doit alors communiquer à l’entreprise les résultats des traitements donnant lieu à des rehaussements, au plus tard lors de l’envoi de la proposition de rectification.
Afin que l’entreprise puisse faire son choix entre les trois options de traitement, le vérificateur doit lui adresser un courrier décrivant la nature des investigations qu’il souhaite réaliser. Un courrier qui doit contenir des informations suffisamment précises pour que ce choix s’opère en toute connaissance de cause.
À ce titre, le Conseil d’État a précisé que le vérificateur doit indiquer les données sur lesquelles il entend faire porter ses recherches et l’objet de ses investigations. En revanche, selon les juges, la description technique des travaux informatiques à réaliser doit être communiquée à l’entreprise seulement si cette dernière décide de réaliser elle-même les traitements.
La vérification de la comptabilité d’une PME est normalement limitée à 3 mois. Cependant, en présence d’une comptabilité informatisée, ce délai est suspendu jusqu’à la remise de la copie des FEC à l’administration et prorogé du délai nécessaire à la mise en œuvre des traitements informatiques envisagés par le vérificateur.
Et l’examen de comptabilité ?
Lorsque l’administration estime que les caractéristiques de l’entreprise ne nécessitent pas une vérification de comptabilité, elle peut procéder à un examen de comptabilité. Les agents du fisc examinent alors les FEC à partir de leurs bureaux. Une procédure qui débute par l’envoi d’un avis d’examen de comptabilité à l’entreprise, précisant qu’elle peut se faire assister par un conseil de son choix. Une fois cet avis reçu, l’entreprise dispose de 15 jours seulement pour transmettre à l’administration une copie de ses FEC.
À noter : si l’entreprise ne respecte pas ce délai ou les modalités de transmission des fichiers, elle s’expose à une amende de 5 000 €. Et l’administration peut annuler la procédure d’examen de comptabilité pour diligenter une vérification de comptabilité.
Dans le cadre d’un examen de comptabilité, l’entreprise bénéficie d’un certain nombre de garanties, similaires à celles applicables à la vérification de comptabilité. Garanties qui lui sont précisées dans la « charte du contribuable vérifié » disponible en ligne. Parmi elles figure la possibilité pour l’entreprise de s’adresser au supérieur hiérarchique de l’agent chargé du contrôle afin d’obtenir des éclaircissements supplémentaires lorsqu’elle est en désaccord avec le maintien des rectifications envisagées. Autre garantie, l’administration ne pourra pas procéder à un nouvel examen de comptabilité ou à une vérification de comptabilité sur les mêmes impôts et pour la même période.
Non-présentation ou rejet du FEC
Le défaut de présentation du FEC ou la remise de fichiers non conformes aux normes requises pouvant être sanctionné par une amende de 5 000 € ou, en cas de rectification, par une majoration de 10 % des droits mis à la charge de l’entreprise si ce montant est supérieur à 5 000 €. Une amende qui est applicable une seule fois par contrôle, quel que soit le nombre d’exercices contrôlés, et non pour chaque exercice dont le FEC n’est pas conforme ou remis.
Attention : l’incapacité de remettre un FEC peut aussi être assimilée à une « opposition à contrôle fiscal » et conduire à une évaluation d’office des bases d’imposition et à une majoration de 100 % des droits rappelés !
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