Planifier ses réunions grâce à Doodle et à ses concurrents

Doodle, le précurseur

Doodle est un des outils de planification les plus anciens et les plus utilisés d’Internet.

Doodle a été créé en 2003 pour réaliser des sondages auprès d’un petit nombre de personnes. Concrètement, l’outil permet de concevoir un questionnaire simple et de l’adresser, par courriel ou via une page sur un réseau social (comme Twitter), à différents destinataires. Ces derniers étant, bien entendu, invités à y répondre. Il est possible, par exemple, d’utiliser cet outil pour organiser une réunion. Dans cette hypothèse, les personnes sont invitées à choisir, parmi les propositions de dates, celles qui les satisfont. Le créateur du « Doodle », grâce à un tableau récapitulatif, est ainsi informé des disponibilités de chacun et surtout du ou des créneaux convenant, au mieux, à tous ou, au pire, au plus grand nombre.

Au-delà des réunions

Doodle n’est pas qu’un simple outil de planification d’événements. La formulation des questions et des propositions que les personnes interrogées doivent cocher est libre. Il est donc possible de créer des sondages sur un nombre infini de thèmes (choix des plats proposés par un traiteur lors d’un déjeuner professionnel, nombre de places disponibles dans les voitures des collaborateurs et des partenaires pour covoiturer à l’occasion d’une visite de chantier…).

Des fonctions gratuites

Les fonctions de base, c’est-à-dire de création et d’envoi d’un sondage, mais aussi de connexion à son agenda (planification d’événements), sont gratuites. En revanche, la version complète (envoi de rappels automatiques, absence de publicité, personnalisation de l’interface...) coûte 29 € par an.

Un outil simple

Doodle est un outil ergonomique et très simple. Le créateur du sondage doit seulement se connecter sur le site (www.doodle.com) puis, directement sur la page d’accueil, cliquer sur le bouton « Créer un sondage » (pour planifier une réunion) ou « Créer un choix textuel » (pour les autres types de sondages). Il lui reste alors à remplir le formulaire (titre de la réunion, par exemple, lieu, dates et horaires proposés, nom et courriel de l’organisateur) et à valider l’opération. Apparaît alors un lien Internet qu’il suffit d’adresser aux personnes que l’on souhaite convier. Ces dernières n’auront plus qu’à cliquer dessus, puis à cocher les réponses qui leur conviennent.

Doodle est également proposé sous la forme d’une application gratuite pour tablettes et smartphones (iOS et Android).

À savoir : les sondages peuvent être paramétrés afin de limiter le nombre de vote par proposition ou par personne, ou encore de garantir l’anonymat des répondants.

Des solutions alternatives

Doodle n’est pas le seul outil de planification disponible en ligne. Il en existe d’autres tout aussi efficaces et conviviaux.

Moreganize

Totalement gratuit et sans inscription, Moreganize (www.moreganize.ch) permet, comme Doodle, de planifier un évènement en créant, puis en diffusant un questionnaire. Un modèle de type « date » est proposé ainsi qu’un modèle de sondage en « texte libre ». Pour faciliter la préparation de l’évènement en question, Moreganize offre également la possibilité de créer, très simplement, des « to do list ».

Framadate

Framadate (framadate.org) est également gratuit. Il offre la possibilité de créer des sondages de type « date » et « classique », c’est-à-dire dans lesquels des propositions sont rédigées par le concepteur du sondage. Les fonctions de paramétrage proposées permettent de restreindre l’accès au sondage via un mot de passe, d’interdire aux sondés de modifier les réponses des autres, mais aussi d’être alerté par courriel de l’intégration d’une nouvelle réponse ou d’un nouveau commentaire. L’outil est intuitif et convivial.

Zoutch!

Zoutch! (www.zoutch.com) est sans doute le plus sérieux concurrent de Doodle. Gratuit et sans inscription, il offre une interface qui permet de mêler différents types de questions dans un seul et même sondage. Par exemple, afin de préparer une réunion suivie d’un pique-nique entre collègues, il est possible de créer un formulaire qui invite les destinataires à présenter leurs disponibilités en termes de date, à préciser s’il viennent en voiture et peuvent donc prendre en charge des collègues, s’ils sont prêts à emporter des objets, des boissons ou de la nourriture… Une liste de modèles de sondages (de la réunion simple à la soirée pyjama, en passant par l’organisation d’une formation) est également proposée aux utilisateurs de Zoutch!.